時間管理100問:#002 年度目標該怎麼訂?

時間管理100問:#002 年度目標該怎麼訂?

在上一篇文章裡我們提到,如果總是覺得時間不夠用,首先要做的,是檢視自己目標的優先順序那年度目標該怎麼訂呢?

和你分享過去在科技業服務時,我們公司設定隔年目標的方法:

  1. 首先回顧今年計畫的執行狀況,列出所有今年執行過的行動計劃,和完成的工作任務或專案成果。
  2. 接著把它們分成兩類:做得好/完成,以及不夠好/沒達成。
  3. 分別進行思考:做得好/完成的事情,明年還要繼續做嗎?(我的目標對象會覺得我做的這件事情很重要,或是有價值嗎?)至於不夠好/沒達成的事情,明年要再加強,還是暫時放棄不做?
  4. 把決定明年要繼續做的事情挑出來,依照不同的主題進行分類和整理,盤點需要的時間,拉出年度行事曆。
  5. 最後匯總成包含目標、行動計畫、時程安排和所需資源的一份整體計畫。

簡單來說,就是要先進行「復盤」,根據自己過去一年的執行狀況來決定隔年的目標和計畫,而不只是隨性的幫明年畫個大餅,做個年度計畫的美夢。

所以我幫自己訂年度計畫,其實也是相同的邏輯,先做個年度回顧,檢視自己得到哪些收穫,再想想明年要怎麼繼續成長。

關於我2021年的回顧,歡迎聽看看我在Podcast節目裡的分享。

 

別忘了把個人目標也納入考量

還有一個要注意的部分,就是我們個人的目標除了工作之外,最好還要包含其他面向。畢竟工作目標就算你什麼都不想,公司也會PUSH你要安排,但個人目標如果你不主動安排,很可能在各個面向上的成長就會停滯了。

著名的工作生活家,《一週工作4小時》作者Tim Ferriss最近分享了他怎麼做年度回顧,我幫大家重新整理如下(原文在這裡

  1. 在筆記本的空白頁中間畫一條分隔線,左邊的標題寫「正面」(POSITIVE),右邊則寫「負面」(NEGATIVE)
  2. 回顧自己過去一年中,每個禮拜的行事曆。
  3. 找出那個月裡,任何曾經引起你正面或負面情緒的人、活動或是承諾,把正面的項目填到筆記本中左邊的欄位,負面項目就填到右邊。
  4. 全部填好以後,檢視兩邊欄位裡所有的內容,問自己:「哪20%的項目,為你帶來最穩定或最強大的情緒高峰?」圈選出這20%的項目。
  5. 在新的一年安排更多前20% 的「正面項目」,而且立即把他們寫入行事曆!例如先和朋友約好見面的時間,預先支付參加活動的相關費用等等,因為先排進行事曆,你才會去實現它。
  6. 把前20% 的「負面項目」放在你「不做清單」的最上面,然後把這個清單放在每天早上你會看到的地方。這些項目是會讓你痛苦的人、事、物,所以不要因為外在的壓力(義務、內疚、害怕錯過些什麼……)而又把它們放回你的行事曆上。

Tim Ferriss最後強調,只消除負面項目是不夠的,我們必須儘快把正面項目記到行事曆裡面,才能確保我們把時間留給引發我們正面情緒的那些事情上。

 

善用行事曆做時間管理

我在我的時間管理課程諮詢服務都會提到,「行事曆管理」是時間管理最重要的一環,如果你不事先安排好你的行事曆,那麼就等於是讓別人來搶佔你的時間,讓自己失去對生活的主導權。而且善用行事曆,也會對自己做年度總結很有幫助。

當然,有些負面項目很難避開,例如無趣的會議、討人厭的客戶……但試著辨識哪些人事物讓你開心,哪些讓你很想逃離,還是會對你瞭解自己的工作狀況很有幫助的。

以上方法分享給你,與其急著給自己立定太遠大的年度目標,不如先靜下心來回顧自己過去一年的狀況,找出那些會帶給你快樂和成就感的人事物,再思考你的年度目標該往哪個方向走吧。

 

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