時間管理100問:#001 為什麼時間總是不夠用?
2022 Apr 11 人生專案管理
已經斜槓多職工作好幾年的我,一直都有這個困擾:總覺得想做的事情很多,但時間卻老是不夠用,有的時候,還會因為這樣而感到很氣餒。
今年我試了幾個方法,覺得蠻有幫助的,在這邊分享給你。
1. 重新檢視目標的優先順序
什麼都想要,也就代表你對你「真正想要的東西」並不清楚。談時間管理,最重要的核心其實是排優先順序,確保自己把資源花在最重要的事情上。
前兩個禮拜,我在我最喜歡的咖啡廳從天亮坐到天黑,把明年的OKR整理好,設定未來一年、兩年和四年的年度目標、關鍵成果和行動計畫,再結合未來履歷的概念,把整個願景勾勒出來。
寫完之後,心裡突然變得很踏實,原本低落的心情也明亮了起來。我發現自己並不需要為那些沒做到的事感到沮喪,而是應該為已經完成的項目感到開心,並且把時間和精力聚焦在未來想持續發展的目標上。
2. 更有意識地運用時間
在《原子時間》這本書裡提到,如果總是無意識的放任時間流逝,或是被各種無關緊要的小事牽絆,導致時間流入黑洞,那當然就會覺得時間不夠用啊,因為你根本沒有好好的珍惜時間。
所以,要克服這種不知道時間花到哪裡去的問題,最簡單的做法是每隔半小時或一小時就要回顧自己剛剛的工作內容,養成一種「隨時注意自己當下在做什麼」的習慣。當發現自己把時間花在不重要的小事,卻忽略了真正重要的事情時,就要趕快把注意力拉回來。
我現在的做法是,每個禮拜天規劃這個禮拜要完成的目標,接著把固定的會議時間和行程確認好,也把自己要處理事情的時間預留下來,最後整合到Google行事曆裡面。然後在每天執行時,把實際的執行狀況記錄在筆記本裡面,對照原本的規劃和執行狀況,常常都會發現現實和理想偏差很大XD
(我用的是無印良品的筆記本,有一整天24小時時間軸的那款,很方便記錄自己每個小時的工作狀況)
明明計畫要做A項目,卻心血來潮跑去做B,甚至是參加了一堆跟目標無關的聚會、會議或飯局。明明要寫文章,卻不小心開始逛臉書、網拍下單……
總之,先找出問題所在,才能思考怎麼調整啊。
3. 建立自己的標準,減少無謂的選擇
因為有意識的觀察,我才發現,我其實花了不少時間在生活細節的選擇上。以吃早餐來說,我會在準備出門時思考:今天要吃哪一家?(方圓200公尺內至少有6家早餐店可以選擇啊……)要吃什麼?(我都吃蛋餅,但蛋餅也有好多種口味啊),有的時候還會停下腳步,想說要不要再吃個吐司?(到底多餓)
類似的生活選擇還有好多,像是衣服的搭配、化妝品、保養品、電腦等3C設備的選擇,對我這種有輕微選擇障礙的人來說,每一次要做選擇,都是時間和精力的消耗,用想的就累(真想像賈伯斯和祖克柏一樣,每天都穿同款的衣服出門就好XD)
為了解決這個困擾,我決定在生活上儘量建立自己的標準和儀式。平常早餐就固定吃某間早餐店的蔬菜蛋餅,在換好衣服準備出門時打電話先點餐,走過去拿剛剛好。吃早餐的時候讀訂閱的電子報,讀完給自己沖杯咖啡,就開始工作,不要再想其他有的沒的。
衣服和日常用品的選擇也是,沿用喜歡的品牌,趁折扣時一次買好,節省平常去逛的時間。買書的部分,則是平常先把想看的書單記錄起來,然後在博客來7號會員日的時候整批下單,不再花時間去其他平台比價。
每個人的價值觀不同,或許很多人會覺得逛街比價是件紓壓的事情,但對我來說,能夠減少在小事上做選擇的煩惱,才有辦法節省時間,把心力花在真正重要的決定上。
如果你常覺得自己的時間不夠用,那麼真的該靜下來好好思考,到底是你的時間都被塞滿了,還是你沒有勇氣為了真正重要的目標,放棄那些其實沒那麼重要的事?
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