時間管理小技巧#2:把手邊的事情分類,找出真正重要的事

時間管理小技巧#2:把手邊的事情分類,找出真正重要的事

當我們盤點完自己,接著,要把這些事情分類。

在葉武濱的《高能要事時間管理術》這本書裡面提到,我們每個人每天都有很多待辦事項,但我們人生的價值和成就,並不是取決於能做多少事,而在於確保「優先做完重要的事」,並把它們做到極致。

也就是說,每個待辦事項的價值都不一樣,我們必須有能力發現真正重要的事,並且全力完成它,否則可能就會陷入忙了半天,卻一無所獲的窘境。按照事情的輕重緩急程度,大致上可以分成三種:

  • A類:必須要趕快執行的重要事件,是已經安排好時間的「計畫內」事件,包含重要緊急、和重要不緊急事件。
  • B類:突發性、意料之外的緊急狀況,不在計畫之中。
  • C類:不那麼重要或緊急,但會對我們產生干擾的雜事。

 

A類是對我們來說最重要的事情,要排進行事曆中,優先完成。

B類這種意料之外的事情,發生的時候,很容易帶給我們一種焦慮的感覺,產生一種「必須要趕快處理」的假象,就很可能讓我們放下手邊的A工作,先跑去處理B事件。所以關鍵在於,要小心判斷B事件究竟是不是那麼重要又緊急?

舉例來說,手機的未接來電、訊息和郵件通知,都算是B事件。或許是客戶想改東西,想和你討論事情……我一開始也非常容易受到這些事情的影響,有訊息就想趕快回,但後來發現,這樣會讓我沒辦法專注在手邊正在處理的事情上,所以我會把這些B類事件先擱在一邊,另外安排時間處理。

C類事件,很多是做了會更好(但不做其實也影響不大),或是一些雜七雜八的事情。我自己是把一些生活瑣碎的事情也歸到這邊來,例如預約時間看中醫、買生活用品、評估是不是要辦新的信用卡、記帳、訂餐廳等等。

 

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