🎤#17:找工作讓你感覺迷茫嗎?讓「專案管理思維」幫你達成目標

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最近一位剛畢業的年輕朋友小U找我諮詢:她雖然因為畢業感到開心,同時卻也很茫然。

知道應該開始找工作,卻感覺提不起勁;雖然試著把該做的事情列出來,但都沒有辦法確實完成,每天好像都不太知道自己的方向,因此覺得很焦慮。

我問她的第一個問題是:妳有給自己設定找工作的期限嗎?

 

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設定完成期限的重要性

從專案管理的角度來看,如果把「找工作」當成一個專案來處理,第一步就是要為這個專案設定開始和結束的時間,有明確的截止期限,也才有辦法以終為始,回推自己應該要完成每項任務的日期,隨時掌握進度。

如果沒有設定明確的截止日期,當然就會感覺這件事情沒有急迫性,可以慢慢來。想想看在學校的時候,如果老師沒有規定期末報告要繳交的日期,你會開始動工嗎?頂多是上網找找資料就已經不錯了,對吧。在職場,如果老闆只是口頭說「這份資料很重要」,但卻沒有明確指示什麼時候需要,和誰來負責這個任務,那肯定也不會有人主動去完成它。

 

《一流自雇者的時間管理術》這本書裡面提到:如果你給自己過多的空閒時間,那你一定會拖延。

 

意思是如果你有一整天不用開會、沒有特定外出行程的自主工作時間,但你的待辦清單中卻只有三個事項,那你就會慢慢地處理這三件事,也許是慢條斯理地邊吃早餐邊瀏覽網路新聞,和朋友在 Line 上討論接下來的出遊行程……結果一天結束了,你卻發現這三件事還沒完成。咦,時間不是很多嗎?怎麼會這樣?

 

拆解任務,填滿你的行事曆

當你覺得時間還很多的時候,反而會很難有效率地運用時間來達到目標。最簡單的解決方案,就是為目標設定一個總體的完成期限,接著把目標拆解成各項需要依序完成的任務,再為每項任務設定各自的完成期限,再分別安排到你的行事曆裡面。

當你把行事曆填滿,你的行事曆自然會告訴你,在這一天當中的某個時段,你應該處理好什麼事情,而不是放任自己隨意地拖延。

但這裡要注意的是,把行事曆填滿不代表要用「工作」來填滿。你應該考慮到生活的各個面向,設定優先順序,再把各自對應的時間都安排進行事曆。舉例來說,我認為維持健康、關係維繫和持續進修很重要,那我就會優先把運動、約會時間和定期上課的時間排進行事曆。當然還需要放鬆休閒的時間,所以我也會把追劇、閱讀和出遊的時間也在行事曆中保留起來。

當你不把時間做妥善的規劃,那很有可能變成都在回應別人的需求(人家叫你幹嘛就幹嘛),或都在無意識的滑手機,回過頭來才發現自己一事無成,陷入不知道該怎麼辦,責備自己的負向循環中。

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以小U的案例來說,因為她有家人和自我要求的壓力,給自己訂定的找工作期限是三個月。我請她列出有興趣的產業領域和職務,先上網瀏覽這些職務可能的需求,再思考怎麼寫履歷來呈現自己的價值;之後還要針對面試做準備,例如治裝,自我介紹內容和常見面試問題的演練。

仔細思考之後會發現,「找工作」這個專案目標拆解出來的待解任務這麼多,而且要在三個月內完成,怎麼會有時間茫然和不知道要做什麼呢XD 忙都來不及了啊~

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上班族,更該定期檢視自己的職涯目標

這件事也讓我有所反思:不只是找工作的年輕人應該用專案的方式來做自我管理,已經在工作的上班族,更應該定期檢視自己的狀況,是否和個人長期的目標一致。

進到公司之後很容易有個狀況──我們個人的目標似乎就依附在工作的目標下了,如果是業務,有達到今年的業績目標,你可能就覺得滿足;是研發工程師,有成功協助新產品量產上市,你就覺得自己功德圓滿。但這些其實都只是短期的工作指標,甚至直白地說,你只是在為他人(公司)作嫁。你完成了公司的目標,這樣很好,但你自己的目標呢?你是否曾經想過,在這份工作上為自己累積了什麼?

在完成公司工作目標的壓力之下,我們很容易就忽略設定個人目標的重要性,或是雖然設定了個人目標,卻只是一個模糊的概略方向,沒有給自己設定完成期限,當然也就很少去評估達成的狀況。年復一年,你真的有在進步嗎?還是只是得過且過?

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最近聽大人學的 Podcast 節目,主持人 Bryan 在裡面提到,他每到每一個公司任職,都會給自己設定兩年的工作期間,設定自己想要達到什麼目標,完成某某產品等等,兩年期間一到,看看公司是否可以提供你更好的挑戰機會,如果沒有,他就會選擇找新的公司,持續確保自己的職涯能夠不斷提升,往自己設定的方向前進,這就是為個人目標設定期限的最好示範。

我在之前服務的幾家公司,都看過進公司後覺得自己找到了長期飯票,於是過得比較安逸,自我發展相對停滯的一些職場前輩,他們覺得公司會照顧自己,因此並沒有積極的提升自己的能力。面臨公司裁員時,邁入中年的他們手足無措,不斷抱怨;有些人雖然成功轉職,卻得花更多時間去補足相關的專業知識。

未來的就業市場只會越來越難以預測,能夠以專案管理思維去為自己的工作設定成長目標,並且在期限內評估是否達成,確保自己不斷成長,肯定會是維持個人競爭力的重要關鍵啊。

 


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期待我們一起破除迷茫、為自己帶來正向改變!

 

 

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