🎤#24:總是忙得焦頭爛額嗎?斜槓族/一人公司/自由工作者必備的十個【時間管理】密技

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今天的主題呢,是最近很多人問我:「事情這麼多,怎麼做時間管理?」

 

我成為研究生兼自由工作者,以一人公司的方式運作,已經有將近兩年的時間。我很喜歡這樣的斜槓生活,做的都是自己喜歡的事情;但這樣的生活也有缺點,就是工作和生活,常常是很難分開的。沒有了明確的上下班時間,很多工作和平常生活的雜事都會混在一起。

 

以前下班之後的時間都是自己的,想幹嘛就幹嘛;但現在因為經營自己的事業,加上又喜歡自己的工作內容,無論是什麼時候,都很可能會忍不住想開始忙東忙西,一不小心就會把自己弄成「不自由」的「自由工作者」。

 

我不敢說自己是時間管理大師,但兩年多來的努力之下,也累積了一些實踐心得,分享給大家,也期待能聽到大家的回饋,互相交流學習😊

 

收聽本集節目👇(這集節目算是精華版,完整內容還是要看文章唷)

 

 

  1. 靜下來,重新盤點自己

如果你已經陷入非常忙亂,感覺自己被工作追著跑,不知道怎麼辦的狀態,那麼你該做的第一件事,就是找個自己不被打擾,最舒服的狀態(躲到自己喜歡的咖啡店、或是洗個澡安靜地待在房間都可以),放喜歡的音樂,拿張紙和一支筆,把手邊所有事情都寫下來。內容可能會包含:

 

  • 你正在做的事情
  • 想做但還沒動手做的事情
  • 近期內、或未來將要開始做的事情

 

以上這些都可以,只要想到就先寫下來。

我喜歡用寫的,因為邊寫可以邊整理自己的思緒;而且人在煩躁時,專注力會下降,一旦打開筆電,很可能就會忍不住開始逛網站,用來轉移焦點。所以我推薦你關掉電腦,用寫的,想到什麼就寫出來,別給自己逃避的空間。

 

 

  1. 把手邊的事情分類,找出真正重要的事

接著把這些事情分類。在葉武濱的《高能要事時間管理術》這本書裡面提到,我們每個人每天都有很多待辦事項,但我們人生的價值和成就,並不是取決於能做多少事,而在於確保「優先做完重要的事」,並把它們做到極致。

👉推薦好書:葉武濱的《高能要事時間管理術》

 

也就是說,每個待辦事項的價值都不一樣,我們必須有能力發現真正重要的事,並且全力完成它,否則可能就會陷入忙了半天,卻一無所獲的窘境。

按照事情的輕重緩急程度,大致上可以分成三種:

  • A類:必須要趕快執行的重要事件,是已經安排好時間的「計畫內」事件,包含重要緊急、和重要不緊急事件。
  • B類:突發性、意料之外的緊急狀況,不在計畫之中。
  • C類:不那麼重要或緊急,但會對我們產生干擾的雜事。

 

A類是對我們來說最重要的事情,要排進行事曆中,優先完成。

 

B類這種意料之外的事情,發生的時候,很容易帶給我們一種焦慮的感覺,產生一種「必須要趕快處理」的假象,就很可能讓我們放下手邊的A工作,先跑去處理B事件。所以關鍵在於,要小心判斷B事件究竟是不是那麼重要又緊急?

舉例來說,手機的未接來電、訊息和郵件通知,都算是B事件。或許是客戶想改東西,想和你討論事情……我一開始也非常容易受到這些事情的影響,有訊息就想趕快回,但後來發現,這樣會讓我沒辦法專注在手邊正在處理的事情上,所以我會把這些B類事件先擱在一邊,另外安排時間處理(文章後面會再深談這個部分)。

 

C類事件,很多是做了會更好(但不做其實也影響不大),或是一些雜七雜八的事情。我自己是把一些生活瑣碎的事情也歸到這邊來,例如預約時間看中醫(我的中醫好難約啊,兩周前就要先上網預約)、買生活用品、評估是不是要辦新的信用卡、記帳、訂餐廳等等。

 

 

  1. 黃金時間,要保留給最重要的事

最重要的事,指的就是A類事件。A類事件其實可以再細分,第一類是有具體時間壓力的事,例如交稿期限、重要的會議或課程時間;第二類是沒有短期的時間壓力,但長期來說可以累積價值的事情,例如說寫部落格、錄 Podcast 等。

 

A類事件大多是腦力活動,也就是說,需要在體力和精神最好的時候來處理,才能產出理想的成果。所以你要找出屬於自己的「黃金時段」,然後確保自己的一天當中最珍貴的這段時間,確實被用在最重要的A類事情上。

如果你是作息規律的人,你的黃金時段可能會是早晨、或是早上的這段時間;如果你是夜貓子,那可能凌晨安靜的時光更讓你能專心工作。

例如我知道自己精神最好的時間,是起床吃完早餐後的3個小時,所以我通常會把會議安排在下午,而選擇把早上的這段黃金時間留給自己,做一些需要深度思考的工作。之前在公司上班的時候,我帶的部屬有一次一來公司就開始整理桌面,結果被我念了一頓,因為這表示他根本不知道自己工作的輕重緩急。難道整理桌面是你一整天最重要的工作嗎?

 

 

  1. 在適合的時間,做適合的事情

在一天當中的各個時段,要選擇適合的時間,去做適合的事情。在黃金時段,要做必須優先處理的A類事件。其他B類和C類的事件,則分配到其他精神沒那麼好的時段去做,而且要集中處理。

舉例來說,B類事件,我通常是在下午或晚上時段處理。這些事情相對的重要性和複雜度都沒那麼高,在精神稍差的時段來處理也沒關係。

另外,我平常會在Google Keep開一個C類雜事的待辦清單,每次想到什麼就記錄進去,然後每個禮拜安排一個特定時段(通常是周六或周日晚上)專門來處理這些事情,處理好的就刪掉。如此一來,就不會想到什麼做什麼,反而壓縮到處理A類事件的時間。

 

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  1. 找出你的時間黑洞

之前因為常常覺得時間不夠用,所以我開始有意識地每天記錄自己的時間運用,以平常日來說,我目前的時間分類有以下幾種:

 

  • 睡覺:8小時
  • 吃飯、休息、洗澡等:5小時
  • 交通:1小時
  • 深度工作或固定日程:6小時
  • 自我反思:1小時
  • 其他:3小時(通常是晚餐後的時段)

 

要想爭取更多的時間拿來運用,第一個我想到的是少睡一點,早點起床或晚點休息,這樣可用的時間不就會變多了嗎?但我實驗之後,發現這樣的效果很差,只要睡低於7.5小時,我就會覺得沒有睡飽,影響工作品質(後來我發現,愛睡覺這點我一直都沒變,從小到大我都很愛睡覺,我媽還覺得我是因為睡太多所以才長得比較高XD)。

以前我常常很羨慕別人能夠少睡一點,早點起來工作;但我現在已經接受,接納自己就是一個很需要睡眠的人,畢竟每個人條件就是不一樣呀。睡得夠、睡得好,身體才能維持在比較穩定的狀態,否則一旦生病或疲勞過度累積,爆發出來的時候反而更影響生活品質。所以,睡眠時間不能動。

我繼續觀察,結果發現自己在晚飯之後的時間,非常容易浪費掉,吃飽就莫名地想躺在床上發懶,常常都拿來追劇、滑手機,不知不覺時間就過去了……抓到了!原來晚上這段時間就是我的「時間黑洞」。

 

但是忙碌了一天……總是會想休息一下啊?

 

最後我想出的解決方案是,在晚飯後可以有1小時的時間耍廢休息,另外的2小時就必須要分配給運動,或是閱讀等其他知識吸收的活動(目前仍然在密切監控自己的達成狀況中)。

 

你也有時間黑洞嗎?每天記錄自己的時間運用,把可運用的時間重新抓出來吧!

 

 

  1. 專注完成當下的那件事

生活裡面有太多東西會讓我們分心,尤其是自由工作者常常在家裡工作,舒適的床鋪就在旁邊,隨時要打開 Netflix 也不會有人管你……

之前我寫過一篇關於「專注力」的文章,裡面談到,我們會分心,通常是因為想逃離「不適感」。人類的行為動機有10%源自追求享樂,卻有90%源自想逃離不適感。也就是說,當我們想逃離當下那個不舒服的情境時,就會採取分心行為。例如寫作卡關、設計沒靈感,這些讓我們不舒服的狀況時,我們就很可能會跑去滑手機、看訊息、收郵件……所以,必須想辦法讓自己可以專注在當下正在做的事情,就算分心也要趕快把專注力拉回來,非常重要。

👉推薦閱讀:《專注力協定》:用不分心的力量,幫你奪回生活的主導權

 

(關於分心,其實還有另外一種可能,就是「你根本不喜歡你正在做的事情」,這麼強大的不適感,當然就會讓你容易分心啊XD 所以盤點手邊的事情跟探索自己,真的非常重要喔)

 

  1. 只參加對目標有幫助的課程和聚會

剛成為自由工作者的時候,因為不再需要進辦公室,反而有種自己時間很多的錯覺,於是看到什麼不錯的課程都想報名去聽聽看,結果莫名其妙行事曆又變得很滿,然後發現上完課,自己好像也沒什麼改變。

 

如果你還在探索自己的興趣,多接觸不同的領域是很好的。

👉推薦閱讀:人生好難:不知道自己要什麼?幫助你認識自己的五個方法

 

但如果你已經是在為自己事業打拼的斜槓族或自由工作者,我基本上建議你不要什麼課程和聚會都去參加,一定要審慎評估你參加這個活動,想得到什麼?上完課後,可以如何實際運用?如果你發現這些內容你之後用不到,或是對你的目標也沒有明顯幫助,那就不要去參加。因為時間對我們來說太寶貴了,一定要確保它被用在帶來產出,最重要的地方。

 

 

  1. 事先安排好你的行事曆

當你覺得時間還很多的時候,反而會很難有效率地運用時間。最簡單的解決方案,就是為目標設定一個完成期限,接著把目標拆解成各項需要依序完成的小任務,再為每項小任務設定各自的完成期限,分別安排到你的行事曆裡面。

 

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除了會議和其他有固定日程的工作外,你自己要用來處理事情的時間,也必須安排到行事曆裡面。很多人看到我的行事曆會嚇一跳,因為裡面滿滿的都是各種顏色的行程,但當中其實有很多是我留給自己的工作時間,代表這些時段是不能被其他人給約走的。

 

當你把行事曆填滿,你的行事曆自然會告訴你,在這一天當中的某個時段,你應該處理好什麼事情。如果你不把時間做妥善的規劃和分配,那很有可能變成都在回應別人的需求(客戶叫你幹嘛你就去幹嘛),或是花太多時間無意識的滑手機,回過頭來才發現自己一事無成,陷入不知道該怎麼辦,責備自己的負向循環中。

 

但這裡要注意的是,把行事曆填滿不代表要用「工作」來填滿。你應該考慮到生活的各個面向,設定優先順序,再把各自對應的時間都安排進行事曆。

舉例來說,我認為維持健康、關係維繫和持續進修很重要,那我就會優先把運動、約會時間和定期上課的時間排進行事曆。當然還需要放鬆休閒的時間,所以我也會把追劇、閱讀和出遊的時間也在行事曆中保留起來,然後把周日設定為留白日,給自己保留一段彈性的時間。

 

 

  1. 每天、每周、每月檢視你的行事曆

每天睡前,我都會把自己當天的時間分配寫下來,再對照原本行事曆的規劃(我是用Google Calendar),觀察當天規劃的行程和實際狀況之間,有沒有差異?這些差異是什麼原因造成的,下次可以如何改善?

在每天的回顧中,我最關注的是我當天的黃金時段,是不是確實有被用在最重要的A類工作上?以及晚餐後,容易變成我時間黑洞的那個時段,有沒有被浪費掉?

 

到了每個禮拜天晚上,我會回顧過去一個禮拜的整體時間分配,思考看看有沒有哪邊可以再改善;也會預先確認下周的行程安排,把可能發生的畫面都預想一遍。每個月底,我同樣會回顧那個月完成了哪些事情,然後安排下個月最重要的目標,通常不會超過三個,再把這些目標發展成小任務,安排到各周的行事曆去。

透過不斷地回顧、檢討和調整自己的時間安排,你的時間管理技巧一定會進步,而且對自己生活的掌握度也會更高。

 

  1. 給自己時間去學習、成長

我覺得在談時間管理之前,有個概念其實更重要,就是「你的專業技能要夠純熟」。意思是說,如果人家寫一篇文章要2小時,你卻可以在1小時內寫出一篇同樣品質的文章,那麼你就可以得到更多時間去做更多事情。反過來說,如果你要花多過人家兩倍的時間去寫文章,也就是你的技能還不夠純熟,其實也很難去做時間管理,因為你根本不知道做好這件事情,需要花多少時間,甚至,連要把事情做好都很困難。

所以,如果你還在學習,還在提升自己能力的階段,記得要對自己寬容一點,不要妄想一步登天,也不要因為自己忙得焦頭爛額而責備自己,因為打磨你的技能本來就是需要時間的。當你越做越快,越做越熟練,你的時間管理技巧也很可能會跟著越來越提升,最後變成一個正向、互相輔助的循環。

 

呼,不知不覺就寫了很多……這篇竟然成為目前網站內字數最多的一篇文章了,希望對你有幫助。如果你也有屬於自己的時間管理秘訣,歡迎和我分享喔~

 

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波莉的斜槓路,我們下周見囉!

 

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