🎤#24：總是忙得焦頭爛額嗎？斜槓族/一人公司/自由工作者必備的十個【時間管理】密技

我成為研究生兼自由工作者，以一人公司的方式運作，已經有將近兩年的時間。我很喜歡這樣的斜槓生活，做的都是自己喜歡的事情；但這樣的生活也有缺點，就是工作和生活，常常是很難分開的。沒有了明確的上下班時間，很多工作和平常生活的雜事都會混在一起。

以前下班之後的時間都是自己的，想幹嘛就幹嘛；但現在因為經營自己的事業，加上又喜歡自己的工作內容，無論是什麼時候，都很可能會忍不住想開始忙東忙西，一不小心就會把自己弄成「不自由」的「自由工作者」。

我不敢說自己是時間管理大師，但兩年多來的努力之下，也累積了一些實踐心得，分享給大家，也期待能聽到大家的回饋，互相交流學習😊

收聽本集節目👇（這集節目算是精華版，完整內容還是要看文章唷）

1.靜下來，重新盤點自己

如果你已經陷入非常忙亂，感覺自己被工作追著跑，不知道怎麼辦的狀態，那麼你該做的第一件事，就是找個自己不被打擾，最舒服的狀態（躲到自己喜歡的咖啡店、或是洗個澡安靜地待在房間都可以），放喜歡的音樂，拿張紙和一支筆，把手邊所有事情都寫下來。內容可能會包含：

• 你正在做的事情

• 想做但還沒動手做的事情

• 近期內、或未來將要開始做的事情

以上這些都可以，只要想到就先寫下來。

我喜歡用寫的，因為邊寫可以邊整理自己的思緒；而且人在煩躁時，專注力會下降，一旦打開筆電，很可能就會忍不住開始逛網站，用來轉移焦點。所以我推薦你關掉電腦，用寫的，想到什麼就寫出來，別給自己逃避的空間。

   

2.把手邊的事情分類，找出真正重要的事

接著把這些事情分類。在葉武濱的《高能要事時間管理術》這本書裡面提到，我們每個人每天都有很多待辦事項，但我們人生的價值和成就，並不是取決於能做多少事，而在於確保「優先做完重要的事」，並把它們做到極致。

👉推薦好書：葉武濱的《高能要事時間管理術》

也就是說，每個待辦事項的價值都不一樣，我們必須有能力發現真正重要的事，並且全力完成它，否則可能就會陷入忙了半天，卻一無所獲的窘境。

按照事情的輕重緩急程度，大致上可以分成三種：

• A類：必須要趕快執行的重要事件，是已經安排好時間的「計畫內」事件，包含重要緊急、和重要不緊急事件。

• B類：突發性、意料之外的緊急狀況，不在計畫之中。

• C類：不那麼重要或緊急，但會對我們產生干擾的雜事。

A類是對我們來說最重要的事情，要排進行事曆中，優先完成。

B類這種意料之外的事情，發生的時候，很容易帶給我們一種焦慮的感覺，產生一種「必須要趕快處理」的假象，就很可能讓我們放下手邊的A工作，先跑去處理B事件。所以關鍵在於，要小心判斷B事件究竟是不是那麼重要又緊急？

舉例來說，手機的未接來電、訊息和郵件通知，都算是B事件。或許是客戶想改東西，想和你討論事情……我一開始也非常容易受到這些事情的影響，有訊息就想趕快回，但後來發現，這樣會讓我沒辦法專注在手邊正在處理的事情上，所以我會把這些B類事件先擱在一邊，另外安排時間處理（文章後面會再深談這個部分）。

C類事件，很多是做了會更好（但不做其實也影響不大），或是一些雜七雜八的事情。我自己是把一些生活瑣碎的事情也歸到這邊來，例如預約時間看中醫（我的中醫好難約啊，兩周前就要先上網預約）、買生活用品、評估是不是要辦新的信用卡、記帳、訂餐廳等等。

3.黃金時間，要保留給最重要的事

最重要的事，指的就是A類事件。A類事件其實可以再細分，第一類是有具體時間壓力的事，例如交稿期限、重要的會議或課程時間；第二類是沒有短期的時間壓力，但長期來說可以累積價值的事情，例如說寫部落格、錄 Podcast 等。

A類事件大多是腦力活動，也就是說，需要在體力和精神最好的時候來處理，才能產出理想的成果。所以你要找出屬於自己的「黃金時段」，然後確保自己的一天當中最珍貴的這段時間，確實被用在最重要的A類事情上。

如果你是作息規律的人，你的黃金時段可能會是早晨、或是早上的這段時間；如果你是夜貓子，那可能凌晨安靜的時光更讓你能專心工作。

例如我知道自己精神最好的時間，是起床吃完早餐後的3個小時，所以我通常會把會議安排在下午，而選擇把早上的這段黃金時間留給自己，做一些需要深度思考的工作。之前在公司上班的時候，我帶的部屬有一次一來公司就開始整理桌面，結果被我念了一頓，因為這表示他根本不知道自己工作的輕重緩急。難道整理桌面是你一整天最重要的工作嗎？

4.在適合的時間，做適合的事情

在一天當中的各個時段，要選擇適合的時間，去做適合的事情。在黃金時段，要做必須優先處理的A類事件。其他B類和C類的事件，則分配到其他精神沒那麼好的時段去做，而且要集中處理。

舉例來說，B類事件，我通常是在下午或晚上時段處理。這些事情相對的重要性和複雜度都沒那麼高，在精神稍差的時段來處理也沒關係。

另外，我平常會在Google Keep開一個C類雜事的待辦清單，每次想到什麼就記錄進去，然後每個禮拜安排一個特定時段（通常是周六或周日晚上）專門來處理這些事情，處理好的就刪掉。如此一來，就不會想到什麼做什麼，反而壓縮到處理A類事件的時間。

 

5.找出你的時間黑洞

之前因為常常覺得時間不夠用，所以我開始有意識地每天記錄自己的時間運用，以平常日來說，我目前的時間分類有以下幾種：

• 睡覺：8小時

• 吃飯、休息、洗澡等：5小時

• 交通：1小時

• 深度工作或固定日程：6小時

• 自我反思：1小時

• 其他：3小時（通常是晚餐後的時段）

要想爭取更多的時間拿來運用，第一個我想到的是少睡一點，早點起床或晚點休息，這樣可用的時間不就會變多了嗎？但我實驗之後，發現這樣的效果很差，只要睡低於7.5小時，我就會覺得沒有睡飽，影響工作品質（後來我發現，愛睡覺這點我一直都沒變，從小到大我都很愛睡覺，我媽還覺得我是因為睡太多所以才長得比較高XD）。

以前我常常很羨慕別人能夠少睡一點，早點起來工作；但我現在已經接受，接納自己就是一個很需要睡眠的人，畢竟每個人條件就是不一樣呀。睡得夠、睡得好，身體才能維持在比較穩定的狀態，否則一旦生病或疲勞過度累積，爆發出來的時候反而更影響生活品質。所以，睡眠時間不能動。

我繼續觀察，結果發現自己在晚飯之後的時間，非常容易浪費掉，吃飽就莫名地想躺在床上發懶，常常都拿來追劇、滑手機，不知不覺時間就過去了……抓到了！原來晚上這段時間就是我的「時間黑洞」。

但是忙碌了一天……總是會想休息一下啊？

最後我想出的解決方案是，在晚飯後可以有1小時的時間耍廢休息，另外的2小時就必須要分配給運動，或是閱讀等其他知識吸收的活動（目前仍然在密切監控自己的達成狀況中）。

你也有時間黑洞嗎？每天記錄自己的時間運用，把可運用的時間重新抓出來吧！

6.專注完成當下的那件事

生活裡面有太多東西會讓我們分心，尤其是自由工作者常常在家裡工作，舒適的床鋪就在旁邊，隨時要打開 Netflix 也不會有人管你…...

之前我寫過一篇關於「專注力」的文章，裡面談到，我們會分心，通常是因為想逃離「不適感」。人類的行為動機有10%源自追求享樂，卻有90%源自想逃離不適感。也就是說，當我們想逃離當下那個不舒服的情境時，就會採取分心行為。例如寫作卡關、設計沒靈感，這些讓我們不舒服的狀況時，我們就很可能會跑去滑手機、看訊息、收郵件……所以，必須想辦法讓自己可以專注在當下正在做的事情，就算分心也要趕快把專注力拉回來，非常重要。

👉推薦閱讀：《專注力協定》：用不分心的力量，幫你奪回生活的主導權

 

（關於分心，其實還有另外一種可能，就是「你根本不喜歡你正在做的事情」，這麼強大的不適感，當然就會讓你容易分心啊XD 所以盤點手邊的事情跟探索自己，真的非常重要喔）

7.只參加對目標有幫助的課程和聚會

剛成為自由工作者的時候，因為不再需要進辦公室，反而有種自己時間很多的錯覺，於是看到什麼不錯的課程都想報名去聽聽看，結果莫名其妙行事曆又變得很滿，然後發現上完課，自己好像也沒什麼改變。

如果你還在探索自己的興趣，多接觸不同的領域是很好的。

👉推薦閱讀：人生好難：不知道自己要什麼？幫助你認識自己的五個方法

但如果你已經是在為自己事業打拼的斜槓族或自由工作者，我基本上建議你不要什麼課程和聚會都去參加，一定要審慎評估你參加這個活動，想得到什麼？上完課後，可以如何實際運用？如果你發現這些內容你之後用不到，或是對你的目標也沒有明顯幫助，那就不要去參加。因為時間對我們來說太寶貴了，一定要確保它被用在帶來產出，最重要的地方。

8.事先安排好你的行事曆

當你覺得時間還很多的時候，反而會很難有效率地運用時間。最簡單的解決方案，就是為目標設定一個完成期限，接著把目標拆解成各項需要依序完成的小任務，再為每項小任務設定各自的完成期限，分別安排到你的行事曆裡面。

除了會議和其他有固定日程的工作外，你自己要用來處理事情的時間，也必須安排到行事曆裡面。很多人看到我的行事曆會嚇一跳，因為裡面滿滿的都是各種顏色的行程，但當中其實有很多是我留給自己的工作時間，代表這些時段是不能被其他人給約走的。

當你把行事曆填滿，你的行事曆自然會告訴你，在這一天當中的某個時段，你應該處理好什麼事情。如果你不把時間做妥善的規劃和分配，那很有可能變成都在回應別人的需求（客戶叫你幹嘛你就去幹嘛），或是花太多時間無意識的滑手機，回過頭來才發現自己一事無成，陷入不知道該怎麼辦，責備自己的負向循環中。

但這裡要注意的是，把行事曆填滿不代表要用「工作」來填滿。你應該考慮到生活的各個面向，設定優先順序，再把各自對應的時間都安排進行事曆。

舉例來說，我認為維持健康、關係維繫和持續進修很重要，那我就會優先把運動、約會時間和定期上課的時間排進行事曆。當然還需要放鬆休閒的時間，所以我也會把追劇、閱讀和出遊的時間也在行事曆中保留起來，然後把周日設定為留白日，給自己保留一段彈性的時間。

9.每天、每周、每月檢視你的行事曆

每天睡前，我都會把自己當天的時間分配寫下來，再對照原本行事曆的規劃（我是用Google Calendar），觀察當天規劃的行程和實際狀況之間，有沒有差異？這些差異是什麼原因造成的，下次可以如何改善？

在每天的回顧中，我最關注的是我當天的黃金時段，是不是確實有被用在最重要的A類工作上？以及晚餐後，容易變成我時間黑洞的那個時段，有沒有被浪費掉？

到了每個禮拜天晚上，我會回顧過去一個禮拜的整體時間分配，思考看看有沒有哪邊可以再改善；也會預先確認下周的行程安排，把可能發生的畫面都預想一遍。每個月底，我同樣會回顧那個月完成了哪些事情，然後安排下個月最重要的目標，通常不會超過三個，再把這些目標發展成小任務，安排到各周的行事曆去。

透過不斷地回顧、檢討和調整自己的時間安排，你的時間管理技巧一定會進步，而且對自己生活的掌握度也會更高。

10.給自己時間去學習、成長

我覺得在談時間管理之前，有個概念其實更重要，就是「你的專業技能要夠純熟」。意思是說，如果人家寫一篇文章要2小時，你卻可以在1小時內寫出一篇同樣品質的文章，那麼你就可以得到更多時間去做更多事情。反過來說，如果你要花多過人家兩倍的時間去寫文章，也就是你的技能還不夠純熟，其實也很難去做時間管理，因為你根本不知道做好這件事情，需要花多少時間，甚至，連要把事情做好都很困難。

所以，如果你還在學習，還在提升自己能力的階段，記得要對自己寬容一點，不要妄想一步登天，也不要因為自己忙得焦頭爛額而責備自己，因為打磨你的技能本來就是需要時間的。當你越做越快，越做越熟練，你的時間管理技巧也很可能會跟著越來越提升，最後變成一個正向、互相輔助的循環。

呼，不知不覺就寫了很多……這篇竟然成為目前網站內字數最多的一篇文章了，希望對你有幫助。如果你也有屬於自己的時間管理秘訣，歡迎和我分享～

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