為了不努力而努力 ：《再忙也不會出錯的精準執行力》
2025 Aug 01 閱讀筆記 時間管理
《再忙也不會出錯的精準執行力》書名很長，但內容卻意外簡單實用的一本書！
它的副標：日本頂尖企管顧問教你專注 B 象限的「周到化工作術」，就涵蓋了本書的兩大重點。
什麼是「周到化工作術」？
就是在事情開始前，就把能準備的都準備好，讓後續執行變得更順利、更省力。
像是：
所謂「周到」，就是不要只靠努力解決問題。
例如明天早上要接待來訪公司的客戶：
於是前一天，把接待客戶的流程順過一次，並且在下班之前把該準備的東西都準備好，隔天就不會手忙腳亂。
於是等到隔天上班才賣力地準備所有用品，當然出差錯的風險就很高。
真正聰明的作法，是事先考量所有風險，並事前做好準備，而不是抱著「只要努力加油就沒問題」的心態。
這個想法我很有共鳴，重點不是在當下拼命解決問題，而是要讓問題根本不會發生啊！
在我的專案管理課程裡面也經常提到，專案從規劃到執行的過程中，都必須隨時監控風險，在風險程度升高時提前出手準備。
否則一旦狀況真的發生了再來處理，看起來非常努力、也付出了很多心力，但那個結果，很有可能會不如人意。這樣的努力，恐怕也沒有太大的意義了。
真正的高手不是靠臨場反應力或熬夜爆肝來完成任務，而是早就把事情安排得當，讓自己可以不必太拚就能把事做好。
這也就是「周到化工作術」的核心概念。
為了要落實「周到化工作術」，作者在書中提出了蠻多的方法，其中佔蠻大篇幅的，就是「專注 B 象限」。
這裡的 B 象限，指的就是艾森豪矩陣中的「重要不緊急」象限。
因為這些「重要不緊急」的工作，雖然不具急迫性，卻往往是引發「重要而緊急」工作的根本原因。
例如說「帶新人」是屬於重要不緊急的工作，但如果一直沒有撥出時間培育新人，緊急程度就會逐漸攀升，最後以某些形式出現在重要而緊急的工作之中，例如因為沒教新人郵件往來禮儀，而引發了客訴問題。
所以如果把 B 象限（重要不緊急）的工作處理好，需要投注大量心力處理的 A 象限（重要而緊急）工作自然也就會減少了。
如此一來，我們就能有更多時間繼續投入其他重要不緊急的工作之中，形成一種正向的循環。
艾森豪矩陣，也是我時間管理課程當中的一大重點。
雖然大家似乎耳熟能詳，但裡面很多細節卻常常被忽略。
在平時繁重的工作之中，我們往往難以投注時間在 B 象限（重要不緊急）的工作，於是造成惡性循環，A 象限（重要而緊急）工作越來越多，連帶著 C 象限（緊急不重要）的雜事也開始增加，所以，又更沒有時間投入 B 象限（重要不緊急）的工作了。
每天忙著救火，忙進忙出，工作卻沒有得到好的評價，自己也沒有成就感，這是最糟糕也最辛苦的狀態！
所以我非常認同作者「專注 B 象限」的想法，決定我們人生和工作長期發展會往上還是往下的，往往就是這些重要卻不緊急的事情呀。
我在課程中還會更進一步強調：分類在每個象限之中的工作，應該要用什麼樣的策略去對應，還有具體的操作方法。
所以艾森豪矩陣雖然容易讓人誤以為是老梗，但其實，真的是很有深入思考與重複複習的必要。
作者在書裡也提出了許多他的建議，相當實用。像是要設定自己判定工作優先順序的三大基準，我也覺得十分受用。
這本書的優點是很白話，閱讀起來非常輕鬆；而且實際案例豐富，運用主角綠川的職場故事，很多情境讓人很有代入感。
篇幅短、重點清楚，很適合通勤時間或碎片時間閱讀。
這本書提醒我再次思考「努力」的定義。
真正厲害的人，不是永遠在加班趕進度，而是早一步想好怎麼讓事情不會卡關。
與其在混亂中用力補救，不如學會「周到」，讓自己從一開始就能走得輕鬆、走得準確。
無論是職場新人或經驗豐富的老手，相信都能從本書中得到一些收穫。
《再忙也不會出錯的精準執行力》——好書，推薦給你！
它的副標：日本頂尖企管顧問教你專注 B 象限的「周到化工作術」，就涵蓋了本書的兩大重點。
本書重點１：周到化工作術
什麼是「周到化工作術」？
就是在事情開始前，就把能準備的都準備好，讓後續執行變得更順利、更省力。
像是：
- 決定工作優先順序
- 建立機制或流程
- 提前與相關人士溝通協調
- 預測可能發生的風險並做好應對準備
- 排除不必要的雜務干擾
所謂「周到」，就是不要只靠努力解決問題。
例如明天早上要接待來訪公司的客戶：
😎 周到的人
「明天早上九點客戶要來！要怎麼做，明天才會輕鬆一點？」於是前一天，把接待客戶的流程順過一次，並且在下班之前把該準備的東西都準備好，隔天就不會手忙腳亂。
😵💫 不周到的人
「明天早上九點客戶要來！明天早上要加油！」於是等到隔天上班才賣力地準備所有用品，當然出差錯的風險就很高。
真正聰明的作法，是事先考量所有風險，並事前做好準備，而不是抱著「只要努力加油就沒問題」的心態。
這個想法我很有共鳴，重點不是在當下拼命解決問題，而是要讓問題根本不會發生啊！
在我的專案管理課程裡面也經常提到，專案從規劃到執行的過程中，都必須隨時監控風險，在風險程度升高時提前出手準備。
否則一旦狀況真的發生了再來處理，看起來非常努力、也付出了很多心力，但那個結果，很有可能會不如人意。這樣的努力，恐怕也沒有太大的意義了。
真正的高手不是靠臨場反應力或熬夜爆肝來完成任務，而是早就把事情安排得當，讓自己可以不必太拚就能把事做好。
這也就是「周到化工作術」的核心概念。
本書重點２：專注 B 象限
為了要落實「周到化工作術」，作者在書中提出了蠻多的方法，其中佔蠻大篇幅的，就是「專注 B 象限」。
這裡的 B 象限，指的就是艾森豪矩陣中的「重要不緊急」象限。
因為這些「重要不緊急」的工作，雖然不具急迫性，卻往往是引發「重要而緊急」工作的根本原因。
例如說「帶新人」是屬於重要不緊急的工作，但如果一直沒有撥出時間培育新人，緊急程度就會逐漸攀升，最後以某些形式出現在重要而緊急的工作之中，例如因為沒教新人郵件往來禮儀，而引發了客訴問題。
所以如果把 B 象限（重要不緊急）的工作處理好，需要投注大量心力處理的 A 象限（重要而緊急）工作自然也就會減少了。
如此一來，我們就能有更多時間繼續投入其他重要不緊急的工作之中，形成一種正向的循環。
艾森豪矩陣，也是我時間管理課程當中的一大重點。
雖然大家似乎耳熟能詳，但裡面很多細節卻常常被忽略。
在平時繁重的工作之中，我們往往難以投注時間在 B 象限（重要不緊急）的工作，於是造成惡性循環，A 象限（重要而緊急）工作越來越多，連帶著 C 象限（緊急不重要）的雜事也開始增加，所以，又更沒有時間投入 B 象限（重要不緊急）的工作了。
每天忙著救火，忙進忙出，工作卻沒有得到好的評價，自己也沒有成就感，這是最糟糕也最辛苦的狀態！
所以我非常認同作者「專注 B 象限」的想法，決定我們人生和工作長期發展會往上還是往下的，往往就是這些重要卻不緊急的事情呀。
我在課程中還會更進一步強調：分類在每個象限之中的工作，應該要用什麼樣的策略去對應，還有具體的操作方法。
所以艾森豪矩陣雖然容易讓人誤以為是老梗，但其實，真的是很有深入思考與重複複習的必要。
作者在書裡也提出了許多他的建議，相當實用。像是要設定自己判定工作優先順序的三大基準，我也覺得十分受用。
這本書的優點是很白話，閱讀起來非常輕鬆；而且實際案例豐富，運用主角綠川的職場故事，很多情境讓人很有代入感。
篇幅短、重點清楚，很適合通勤時間或碎片時間閱讀。
結語
這本書提醒我再次思考「努力」的定義。
真正厲害的人，不是永遠在加班趕進度，而是早一步想好怎麼讓事情不會卡關。
與其在混亂中用力補救，不如學會「周到」，讓自己從一開始就能走得輕鬆、走得準確。
無論是職場新人或經驗豐富的老手，相信都能從本書中得到一些收穫。
《再忙也不會出錯的精準執行力》——好書，推薦給你！
波莉（簡均伶）
一位熱愛學習，喜歡探索生活可能性的「自主生活引導師」。
如果你喜歡這篇文章，歡迎點擊連結，訂閱我的免費電子報。
我會定期分享關於自主生活、心理成長和職涯探索的思考，都是我真實走過、有感觸才寫的東西。期待在信箱裡見到你。
如想留言評分，請先 登入會員！